A l’époque où je travaillais pour le Ministère des Affaires Etrangères Français (MAEE) en Oman, l’une de mes grandes tâches hebdomadaires était d’être en rendez-vous avec les personnes du Ministry Of Education (MOE) Omanais. Je m’occupais à l’époque du Centre Franco-Omanais de Sohar et pour le dire clairement j’avais deux administrations sur le dos tous les jours.

Pour vous résumer rapidement la situation : essayer d’imaginer d’avoir deux administrations étatiques sur le dos. Quoi que vous fassiez, quelque décision que vous preniez, vous aurez à respecter certains protocoles, après tout vous êtes l’un des représentants du gouvernement français en territoire Omanais.

Je ne vais pas m’étaler sur ces réunions, ce n’est ni mon sujet, ni mon droit. Je vous dirai simplement que les réunions dans les pays du Golfe peuvent prendre énormément de temps… bien plus qu’en France. C’est normal, on ne traite pas de la même manière avec des Omanais qu’avec des Français. Les cultures ne sont pas voisines et tout doit être fait pour accommoder les hôtes et les invités.

Maintenant vous pensez peut-être qu’être en rendez-vous n’est pas vraiment une tâche et je dois vous avouer que j’ai tendance à penser pareil, j’appelais ces rendez-vous des « empêchements », c’est-à-dire des entraves à ce que je voulais vraiment faire de ma journée. Peu à peu j’ai appris à développer certaines techniques pour sauvegarder mon précieux temps.

Ne jamais échanger vos golden hours contre un rendez-vous

perte tempsCommençons par le commencement. Que sont les « Golden Hours » ? C’est simple, ce sont les heures où vous êtes le plus productif et le plus efficace. Ce sont les heures où vous avez l’impression d’être au top de votre forme. Tout ce que vous faites est simple et vous êtes très content du résultat.

Pour ma part, c’est le matin. Tout ce que je fais avant 8 heures du matin, c’est du caviar ! Vient ensuite tout ce que je fais avant 11 heures, c’est de bonne facture (là il est 10h50). Vient ensuite mon travail de l’après-midi. Je vous avoue que je relègue à l’après-midi tout ce que je n’aime pas dans mon boulot. A savoir l’entretien de mon blog, de mes réseaux sociaux… et mes rendez-vous.

Continuons par la question fatidique : connaissez-vous vos Golden Hours ? Savez-vous précisément quelles sont les heures, où vous DEVEZ bosser… et pas être assis vainement dans un meeting inutile en face de quelqu’un que vous savez ne pas être prêt à avancer sur le dossier en question.

En clair, n’échangez jamais vos Golden Hours contre des rendez-vous.

Programmez les choses importantes pour le début.

Nous sommes tous pareils. Nous ne voulons pas rentrer immédiatement dans le sujet de peur que la personne ne nous trouve brusque. Je vous propose de commencer par une phrase du style :

  • Et si nous commencions immédiatement, tout à l’heure je vous ferai visiter… ou je vous montrerai…
  • Et si nous commencions immédiatement, ma femme doit me rejoindre pour un déjeuner ensemble (même si c’est faux)

Les études montrent que ce n’est pas l’explication qui est importante, c’est fournir une explication qui est important… peu importe qu’elle soit bonne ou mauvaise. Dans le cas de mon premier exemple, je fais en sorte que la personne sache que j’ai pensé à elle et que j’ai bien prévu quelque chose pour son confort. Dans le second cas, je renvoie à quelque chose que nous connaissons (voulons) tous, plus de moments tendres avec notre moitié.

Prévoyez du travail pour les Heures Vides

Avez-vous déjà tenté de quantifier le nombre d’heures que vous perdez en transport ou en attente d’un rendez-vous en retard ? C’est tout simplement phénoménal ! Je suis toujours impressionné de voir le nombre de personnes qui ne font rien de l’heure (ou des 2 heures) de transport qu’ils ont matin et soir.

Voici quelques techniques simples pour mettre à profit ces heures vides :

  • Achetez des audiolivres sur Audiolib.fr et arrêtez de commencer vos journées par des guerres et des viols (mauvais pour se tenir au courant, mais très bon pour le moral)
  • Ayez un dossier dans le sac pour les moments d’attentes.
  • Ayez un livre pour les moments où vous ne voulez pas travailler (ça fait mieux que d’attendre comme un idiot)
  • Mettez de la musique relaxante dans votre téléphone pour les transports

Bref, vous l’aurez compris, tout pour éviter de somnoler inutilement. Essayez de somnoler avec de la musique relaxante dans vos oreilles, une fois que vous connaîtrez l’état de bien-être que l’on éprouve en arrivant à son prochain rendez-vous frais et détendu, vous ne pourrez plus vous en passer.

Les emails et les heures vides

Beaucoup seront tentés de passer leur temps sur leur smartphone pour gérer leurs emails. A ces personnes, je dédie cette petite partie en forme de conclusion. Voici donc juste pour info, les grandes bases à savoir concernant la gestion d’email.

  • a. Reconnaissez que traiter ses emails, ce n’est pas travailler
  • b. On ne consulte ses mails que 2 fois par jour. (indiquez-le dans votre signature, comme ça tout le monde le saura)
  • c. Commencez toujours par effacer les mails inutiles
  • d. Prenez l’habitude de répondre aux mails en quelques lignes (4 maximum)
  • e. Ne répondez jamais aux mails importants à partir d’un smartphone (la fonction correction peut vous jouer de sales tours)

Comme j’ai déjà fait une vidéo sur la gestion de mails et que j’ai l’intention d’en reparler plus longuement dans un autre article, je m’arrêterai ici.

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