C’est durant mon expatriation en Oman que j’ai la première fois dû me confronter à une vraie gestion de projet. Je travaillais pour ABIS (Al Batinah International School) et j’ai compris que dans le monde anglophone, les profs ainsi que les formateurs ne sont pas à proprement parler des profs, mais plutôt des chefs de projets.

On devait emmener nos équipes (nos étudiants) d’un point A à un point Z. La différence fondamentale lorsqu’on gère des étudiants et non des salariés, c’est que le point A, c’est la base de base. J’entends les compétences de base ne sont pas là… ça et la dernière rupture en plus à gérer :-)

C’est dans cet esprit simple (et pas simpliste) que j’ai créé cet article. Je ne veux embrouiller personne ici, pas de termes bizarres (ou alors rien d’inexpliqué), rien que des choses que vous pouvez appliquer tout de suite après avoir fini l’article et cela dans votre vie pro comme pour vos projets perso.

Les 4 Bases qu’il vous faut retenir

project management basicsPour gérer un projet de manière efficace, vous allez devoir le découper en 4 étapes distinctes :

  • La Recherche (c’est l’étape où vous ne produisez rien, vous essayez d’en savoir un maximum sur le sujet)
  • La Planification (c’est l’étape où vous priorisez, c’est-à-dire où vous décidez de l’ordre d’importance des étapes de création)
  • La Création (c’est l’étape où tout le monde saute la tête la première sans avoir bossé les bases d’avant)
  • L’Analyse (c’est l’étape où personne n’arrive quand tout marche, c’est une erreur)

Ces 4 étapes se subdivisent elle-même en plusieurs étapes

La Recherche

L’identification du Problème

Quel est le problème que vous êtes en train d’essayer de résoudre. Pour ma part c’est l’étape que je résume par une question. Ainsi, lorsque je suis embrouillé et ne sais plus où je dois aller, je reviens à cette seule question. Elle me permet d’arriver là où je voulais vraiment arriver.

Le développement d’un cahier des charges

Première chose, un « cahier » des charges peut tenir en une feuille ou deux. Il n’a pas être extrêmement précis. Cependant vous devez savoir que plus vous serez précis ici, moins vous aurez de soucis par la suite. N’oubliez pas que vous êtes dans l’étape recherche. Le but c’est de bosser beaucoup ici pour que la suite soit aisée.

Les spécifications de ce que vous allez concevoir (bien ou service)

C’est le contenu de votre cahier des charges :

  • Présentation du projet (si quelqu’un venait à vous demander ce sur quoi vous travaillez, c’est ce que vous lui diriez en 30 secondes max)
  • Définition des objectifs (vous voulez arriver où ? à quoi ?)
  • Présentation des stratégies (vous voulez y arriver comment ?)
  • Etablissement des besoins et des supports de communication (suivant à qui vous allez vous adresser, vous allez lui parler d’une manière spécifique. Flyer ? Pub TV ? Radio ? Internet ?)
  • Domaines d’activités concernés (vous faites ce que vous faites pour qui ? quoi ?)
  • Contraintes à respecter (soyez le plus CLAIR possible, plus vous penserez à des choses ici, moins vous aurez d’ennuis avec vous-même et/ou vos équipes)
  • Évaluation et étude de la concurrence (vous n’avez pas inventé la roue… surtout si vous pensez que si)
  • Définition des aspects graphiques (si comme moi, vous n’y connaissez rien en design, engagez un freelance ici ou , il s’agit de votre image)

La Planification

Le planning de votre solution

Nous parlons de la solution que vous apportez à votre patron et à vos clients (schématiquement c’est la même). C’est peut-être physique, comme cela peut-être un service. Dans tous les cas vous devez apprendre à respecter un planning. Comme c’est pour moi l’une des étapes les plus importantes, j’ai crée la méthode A.G.I.R.

La conception de votre solution

C’est l’étape où je conseille toujours de créer une Timeline physique, j’entends par là : mettez une frise chronologique au mur de votre bureau. Vous pourrez ainsi voir avec facilité et précision vos délais, les personnes associées au projet, les contraintes à respecter etc.

Peter Bregman conseille à cette étape de transformer votre to-do liste à l’aide de votre agenda. Votre agenda ne contient qu’un nombre d’heures et de jours limités. Cela vous évitera les désagréments qui surviennent immanquablement lorsque vous vous prenez pour Superman.

La Création

Utilisez votre cahier des charges

Non aucune des étapes ici n’est superflue. Si vous avez pris soin de détailler au maximum votre cahier des charges c’est pour pouvoir vous en servir ultérieurement. Eh bien c’est le moment ! Ne commencez rien sans avoir pris soin de le parcourir encore une fois.

Utilisez votre/vos planning(s)

Que vous vous soyez procuré ma méthode A.G.I.R pour vous faciliter les choses ou non n’est pas le sujet. L’important c’est que vous ayez un planning et que vous suiviez ce planning. Attention, je ne parle pas ici de plan, mais bien de planning. La différence c’est qu’un plan est général, un planning est composé d’objectifs datés et de tâches hebdomadaires et journalières à accomplir.

Go !

C’est l’étape par laquelle la majorité commence. Bien entendu à un moment donné, ils se rendent compte qu’ils ont besoin de tout ce qui précède, ils y retournent donc en trainant des pieds et font un boulot de merde !

C’est Abraham Lincoln (le 16e président US, Obama et le 44e) qui à dit :

« Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser ma hache »

La préparation n’est jamais mauvaise… tant qu’elle est suivi par l’action. Et pour passer à l’action, il suffit de vous dire : « de toute façon, je vais créer quelque chose d’imparfait ! Je corrigerai avec le temps ». C’est mon beau-père qui me répète « le mieux est l’ennemi du bien ». C’est très vrai ! L’important n’est pas de faire quelque chose de parfait du premier coup, l’important c’est de faire quelque chose !!!

L’Analyse

Que vaut votre solution lorsqu’elle est confrontée à sa cible ?

Vous avez travaillé, bien travaillé et beaucoup travaillé… et pourtant ce n’est pas suffisant. Il y a toujours quelque chose à améliorer. Vous vous demandiez à quoi servent les questionnaires de satisfaction, vous avez la réponse : à proposer des solutions qui collent de plus en plus à ce que veulent les clients.

Etablissez une manière standard de recueillir un maximum d’information de la part de vos utilisateurs. Dans mon webusiness, je crée des questionnaires avec des questions ouvertes et d’autres fermées. Pourquoi ? Parce que les données des questions fermées sont plus exploitables que celles des questions ouvertes.

Que pouvez-vous améliorer dans votre façon de travailler ?

Vous avez dû remarquer qu’il y a deux grandes parties à ces bases : la préparation et l’action. La question ici est donc : que pouvez-vous améliorer dans votre manière de vous préparer.

  • Avez-vous respecté toutes les étapes ?
  • Au moins les grandes ?
  • Pourquoi en avez-vous sauté certaines ?
  • Aviez-vous planifié assez de temps ?
  • Avez-vous respecté votre planning ?
  • Quelles sont vos lacunes en matière de préparation ?
  • Comment prévoyez-vous de travailler sur ces mêmes lacunes ?
  • Quelles sont vos forces ?
  • Est-ce que vous avez une manière spéciale de faire certaines choses ?
  • Est-ce que votre équipe pourrait en bénéficier ?

Comme je l’ai dit plus haut, c’est une étape qu’on saute systématiquement quand tout se passe bien. C’est ce qui fait que la fois d’après, on repart au feu à l’aveuglette. Réfléchissez-y, si vous ne savez pas ce que vous faites de bien, comment pourrez-vous le refaire quand la chance tournera. Et elle tourne toujours !

Si vous avez des questions ou des suggestions d’amélioration de ma manière de faire, je serai ravi de les lire.

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